Znalezienie godnej zaufania firmy spedycyjnej, która zajmie się organizacją przewozu to połowa sukcesu. Warto jednak zadbać także o sporządzenie zlecenia przewozu towaru. Co warto o nim wiedzieć? Jakie zalety wynikają ze spisania tych ustaleń?
Czym właściwie jest zlecenie przewozu towaru?
Ten dokument zawiera podsumowanie ustaleń, które zostały wypracowane przez zleceniodawcę oraz firmę spedycyjną. Umieszcza się w nim takie aspekty jak np.:
- co jest przedmiotem zlecenia (czyli jakie towary mają być przewożone),
- gdzie znajduje się miejsce załadunku oraz rozładunku,
- ramy czasowe przeznaczone na realizację zlecenia,
- ustalenie przewidzianego wynagrodzenia za usługę spedycji,
- określenie sposobu postępowania w przypadku sytuacji wyjątkowych (kradzież czy zniszczenie ładunku).
Dobre praktyki przy spisywaniu zlecenia przewozu towaru
Wyszczególnione wyżej aspekty stanowią bazę przy sporządzaniu takiej umowy przewozowej. Warto jednak skrupulatnie podejść do tego zadania i zawrzeć tam również informacje o preferowanym sposobie zabezpieczenia towaru w czasie transportu. Wiedza o tym, w jaki sposób będzie przewożony towar pozwoli zwiększyć poziom bezpieczeństwa ładunku. Można także w ramach takiej umowy zastrzec, co w sytuacji pojawienia się opóźnień.
Brak niedomówień i miejsca na domysły, klarowne i jednoznaczne ustalenia – to wszystko przekłada się na gwarancję powodzenia całego przedsięwzięcia.
Umowa przewozowa – wymogi formalne
Jeżeli obie strony dokonały ustaleń dotyczących realizacji usługi za pośrednictwem emaili czy w ramach wymiany smsów – nie ma konieczności przenoszenia ich do formy papierowej. Nie zawsze czas i warunki sprzyjają sporządzaniu takich umów w postaci osobnego dokumentu.
Najczęściej praktykuje się taką formę w przypadku niedużych zleceń lub gdy obie strony mają już wypracowane zaufanie. W przeciwnym razie warto poświęcić czas na sfinalizowanie takiej umowy i przeniesienie poczynionych ustaleń w czytelnej formie w ramach umowy przewozowej. W sytuacji, gdy zlecenie nie zostanie zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami – wówczas zapisy takiego dokumentu będą dowodem sądowym.
Art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego określa wprost, że już oświadczenie drugiej strony o chęci zawarcia umowy jest wiążące.
Czy istnieje prawny wymóg spisywania zlecenia przewozu?
Prawo nie nakazuje finalizowania umowy przewozowej. Leży to jednak w interesie obu stron zaangażowanych w to przedsięwzięcie. Praktyka jednoznacznie udowadnia, że w większości przypadków spisanie tych ustaleń jest inicjowane przez zleceniodawcę.
Uwzględnienie interesów obu stron w takim dokumencie pozwoli stworzyć grunt pod uczciwą i satysfakcjonującą współpracę.
Przykładem przedsiębiorstwa spedycyjnego, które oferuje własny draft takiej umow, czyli zlecenia przewozu towaru, jest M&W Spedition. Więcej na ten temat przeczytać można na podstronie https://www.mw-spedition.com/przewoznik/zlecenia-transportowe/
Wypracowane w ramach umowy współpracy postanowienia zabezpieczają zarówno spedycję jak i zleceniodawcę. Zmiana dotychczasowych punktów może być wynikiem wspólnych rozmów i indywidualnych ustaleń.
Co zrobić przed podpisaniem umowy przewozowej?
Bez względu na to, kto jest inicjatorem sfinalizowania takiej umowy – wnikliwe zapoznanie się z jej postanowieniami pomoże uniknąć wielu niedomówień i rozczarowań. Kwestią, która jest najczęściej poddawana negocjacjom jest zapis dotyczący planowanych konsekwencji wynikających np. z opóźnień przy realizacji zlecenia. Przedmiotem rozmów jest wówczas ponowne określenie np. kar umownych wynikających z tego tytułu.
Prawo nic nie mówi na temat formalnych kwestii dotyczących akceptacji takiej umowy. Wystarczy samo odesłanie wiadomości ze słowem “akceptuję” lub potwierdzenie tego w wewnętrznym systemie. Nie ma także konieczności opatrywania takiego dokumentu hasłem “oryginał”.
Spisanie zlecenia przewozu towaru nie jest co prawda obligatoryjne, jednak sfinalizowanie tych postanowień leży w interesie obu stron. Stanowi wykładnię praw i obowiązków względem zarówno zleceniodawcy jak spedytora.
